Environnement
de travail numérique

Consommer des fichiers bureautiques n’est pas une finalité mais un moyen. Apportez des moyens modernes de collaboration et de communication à vos utilisateurs en centralisant dans des espaces numériques de travail bien pensés, sécurisés, et accessibles, les outils et fonctionnalités dont ils ont besoin pour travailler au quotidien.

Microsoft 365 permet d’organiser vos données dans différents espaces numériques, que ce soient des espaces collaboratifs Teams (espaces par département, espaces projets, espaces partenaires) ou des espaces d’entreprise basés sur SharePoint visant à centraliser vos documents de référence, vos procédures et les communications émanant de vos directions métiers (intranet, base de connaissance).

En complétant la richesse fonctionnelle de Microsoft 365 (gestion des versions de documents, co-édition) par l’intégration de vos processus (workflow d’approbation, signature numérique, etc.) et l’intégration d’autres applications au sein de vos espaces de travail, vous obtiendrez de vrais gains de productivité tout en assurant la confidentialité de vos documents.

Basée sur les derniers standards de collaboration, nos équipes vous accompagnent pour repenser votre architecture d’information et les réorganiser pour correspondre aux nouveaux standards numériques.

Exemples d’accompagnement proposés :

• Audit de vos arborescences
• Identification des données chaudes et des données froides
• Création des usages collaboratifs et construction de l’organisation cible (basée sur des équipes Teams ou des sites SharePoint)
• Accompagnement de vos équipes sur le nettoyage de vos données
• Migration des données chaudes vers les équipes Teams ou bibliothèques SharePoint
• Migration des données froides vers des espaces d’archivage
• Accompagnement des équipes à la prise en compte de ces nouveaux espaces

Auditez vos environnements collaboratifs et mettez en œuvre des pratiques communes à travers une gouvernance efficace.

L’utilisation des outils collaboratifs doit être homogène pour garantir la performance. Certains paramètres relèvent de la configuration générale comme la capacité à partager un document avec des personnes extérieures à votre organisation, d’autres nécessitent de la bonne pratique des utilisateurs par exemple l’organisation du référentiel d’un projet et le nommage des documents.

A travers différents ateliers efficients, nos experts vous accompagnent pour définir et mettre en œuvre votre propre plan de gouvernance. A l’issue vous bénéficierez d’un livrable unique intégrant l’ensemble de vos règles.

Les axes de travail sur lesquels nous vous accompagnerons :

• La convention de nommage des équipes Teams
• Le process de création d’une équipe
• Le process d’entrée et sortie des utilisateurs et le plan d’action associé (organisé sous forme de matrice RACI)
• Les paramètres généraux
• Les bonnes pratiques d’utilisation, généralement illustrées sous forme d’infographie par nos équipes afin d’ancrer durablement leur adoption.

Les enjeux d’un intranet évoluent et il convient de proposer des nouveaux référentiels permettant à la fois d’adresser l’ensemble des communications de l’entreprise, de centraliser l’accès à l’information et aux outils et de générer un espace de publication et de partage permettant à chaque service de votre organisation de bénéficier de son propre environnement et d’en garder la souveraineté.

Nos équipes vous accompagneront dans :

• L’animation de différents ateliers de conception de l’ergonomie générale
• Des ateliers de définition de l’architecture d’information
• L’assistance à la réalisation des contenus
• La mise en place des différents workflows d’automatisation
• Le transfert de compétences de l’administration courante de ce nouvel intranet pour que vous puissiez être autonome à l’issue de sa mise en œuvre
• L’accompagnement des contributeurs
  • Mise en place et animation de comité de rédaction
  • Formation sur la création de contenus

Basés sur notre méthodologie GoM365®, nos experts vous accompagneront dans les différentes étapes de définition de vos usages, de prototypage et de mise en œuvre à l’échelle de votre organisation.

Les différentes étapes du projet :

• Construction de l’équipe et identification des utilisateurs référents (notre équipe vous accompagne afin d’identifier vos utilisateurs susceptibles de devenir de véritables ambassadeurs de votre transformation)
• Identification de vos besoins
• Transposition des besoins en usages collaboratifs par l’intelligence collective
• Mise en œuvre de prototypes opérationnels (étape de prise en main et de validation de la solution)
• Elaboration du plan d’accompagnement et d’adoption (planification de temps de communication, d’accompagnement et de formation et définition des formats adaptés au regard des audiences ciblées)
• Initialisation du plan de gouvernance
• Plan de transition et de généralisation

A l’issue de ces différentes étapes, vous serez en mesure de généraliser l’ensemble de ces usages pour les ancrer dans la durée.

Afin de tirer pleinement et durablement les bénéfices de la mise en œuvre de Microsoft 365 au sein de votre organisation, il est essentiel de concevoir vos  usages des solutions en associant des représentants de vos métiers et en adoptant une méthodologie agile. Notre méthodologie GoM365 permet de répondre à cet enjeu. Prévoir gouvernance continue permettra aussi de faire vivre vos solutions dans la durée au regard des évolutions permanentes de vos métiers, de vos utilisateurs, et des fonctionnalités apportées par Microsoft.